X. Elemene Speciale – Strategia de Voluntariat

 „Porcul nu se ingrasa in ajun!” – Un proverb care se aplica si la o strategie de voluntariat, ce ar trebui pusa in aplicare cu mult inainte de campanie. Daca acest lucru nu este posibil, variatii ale elementelor prezentate in sectiunea urmatoare pot fi utilizate, dar rezultatul nu va fi la nivelul celui obtinut atunci cand demersurile sunt facute la timpul lor.

Este important ca o strategie de organizare ale sectiilor de votare sa fie puse in aplicare inainte de campanie pentru a crea un minim de coeziune si familiaritate cu alegatorii.

 

Voluntarii – forta de munca a campaniei si unul din cele trei elemente esentiale pentru derularea sa (alaturi de timp si bani).

 

Bugetarea Voluntarilor

Este foarte important ca inainte de a incepe efectiv derularea campaniei, sa existe un numar suficient de voluntari care sa puna in aplicare toate tacticile planificate.

Astfel, pentru a constata numarul necesar de voluntari pentru campania electorala, este necesara parcurgerea urmatoarelor etape:

  1. Crearea unei liste a tuturor activitatilor de contact cu alegatorii pe care campania intentioneaza se le realizeze
  2. Determinarea numarul de voluntari necesari pentru a indeplini in mod rezonabil fiecare sarcina
  3. Estimarea numarul de voluntari necesari de-a lungul campaniei (avand in vedere ca unii voluntarii pot fi implicati in mai multe activitati in timp ce altii ar trebui sa fie pastrati doar pentru o activitate specifica)

 

Atragerea Voluntarilor:

Ai stabilit numarul de voluntari necesari pentru campanie. Acum poate numarul de voluntari diponibili pentru campanie nu bate cu necesarul. Aici vei avea nevoie de cateva metode si tehnici de atragere a voluntarilor.

Primul val de recrutare va veni de la cei care sunt cel mai usor de contactat:

  • In prima etapa – sa alcatuiasca o lista de posibili recruti compusa din: cunostinte, prieteni, familie si cei care au participat in alte campanii anterioare. Voluntarii actuali si sustinatorii vor fi incurajati sa aduca cu ei si alte persoane. Aceasta faza de recrutare va fi monitorizata pentru a identifica viitorii lideri din randul voluntarilor.
  • Voluntarii vor fi chemati in grupuri mici pentru a asigura interactiunea cu membrii echipei de campanie

               

Motive pentru care oamenii se ofera voluntari

Este foarte important sa cunoastem motivele pentru care oamenii devin voluntari pentru o        campanie electorala. Acestea sunt multiple si trebuie cunoscute pentru a atrage si retine mai bine                voluntarii.

Printre motivele pentru care oamenii devin voluntari in cadrul unei camapanii se numara:

  • Ideal politic – cred intr-o idee sau o cauza
  • Social – apartenenta la grup, doresc sa isi mareasca cercul de cunostinte
  • Sunt loiali fata de un partid anume
  • Cauta oportunitati – financiare, de angajare, promovare
  • Cauta respect, recunoastere, ceva in afara rutinei zilnice

 

Trebuie determinata motivatia fiecarui voluntar in baza discutiilor individuale, si motivat corespunzator pentru un randament cat mai bun.

 

Canale de mobilizare a voluntarilor:

  • Website
  • Social Media (Facebook)
  • Email
  • Intalniri
  • Intruniri
  • Actiuni in scoli, universitati
  • Evenimente (cu sistem de inregistrare)

 

Pregatirea voluntarilor

Pentru a obtine cele mai bune rezultate, este necesara crearea unui program de instruire pentru voluntarii care vin constant sau care au fost angrenati in activitatile partidului pentru mai mult timp. Programul va cauta sa le dea cunostintele si abilitatile necesare pentru a spori eficienta lor in campanii.

 

  • Aceste programe de formare trebuie combinate cu aplicatii practice ce evidentiaza utilitatea lor in afara activitatilor de partid si care in cele din urma vor imbunatati performantele lor in viata de zi cu zi.

 

  • Aceste programe vor avea un rol dublu. In afara de pregatirea voluntarilor pentru a le spori eficienta si motivatia, va ajuta la evaluarea abilitatilor acestora si ii va identifica pe cei care sunt seriosi si pregatiti sa isi dedice timpul.

 

  • Caracteristicile unei sesiuni de pregatire:
    • Formulare pre – post evaluare
    • 30% teorie / 70% practica
    • Partea practica – Simulare, jucarea unui rol
    • De inserat elemente de team-building

 

  • Exemple de teme pentru sesiunile de pregatire:
    • Structura unei campanii electorale
    • Campaniile online
    • Contactul cu alegatorii (telefon, D2D)
    • Recrutarea voluntarilor
    • Alte activitati ce cad in sarcina voluntarilor

 

  • Structura unei sesiuni de pregatire “Contactul cu alegatorii – D2D”:
    • Oferirea unei imagini de ansamblu a campaniei si rolul instrumentelor directe
    • Partea teoretica
    • Aplicarea teoriei – demonstratie
    • Demonstratie cu implicarea voluntarilor
    • Jucarea ambelor roluri de catre voluntari

 

  • Motive pentru care voluntarii parasesc campania:
    • Prea multa responsabilitate, prea repede
    • Prea multa munca in sarcina acelorasi voluntari
    • Excludere de catre ceilalti membri – nu se pot integra
    • Campania are un rezultat previzibil
    • Insuficienta apreciere a activitatii acestora
    • Opozitie externa – familie, prieteni, partener
    • Atmosfera interna neplacuta – prea multa tensiune
    • Activitatile nu sunt distractive/interesante

 

Managementul responsabilitatilor voluntarilor:

Voluntarii trebuie responsabilizati si alocati activitati in functie de capacitat si preferinte. Pentru acest rol, trebuie parcurse o serie de etape precum:

 

  • Crearea unei liste de departamente si responsabilitatile fiecarui departament
  • Crearea unei liste de responsabilitati pe care voluntarii sunt dispusi sa intreprinda (si au capacitatea)
  • Suprapunerea celor doua liste si determinarea responsabilitatilor care nu pot fi acoperite de voluntarii actuali
  • De vizat recrutarea de voluntari care pot prelua acele responsabilitati

 

  • Unele responsabilitati necesita un anumit nivel de calificare si cunostinte – de investit in formare pentru ca acestia sa fie in masura sa se ocupe de aceste responsabilitati.
  • Pentru sesiunile de pregatire trebuie cautati formatori in interiorul partidului

 

Strategia de conducere al voluntarilor

        Voluntarii trebuie ierarhizati si condusi de cei mai capabile dintre ei. Lederii din randul voluntarilor trebuie identificati si pregatiti, astfel incat sa poate da un randament cat mai bun, atat in activitatea lor, cat si in a celor pe care ii conduc:

 

  • Pregatirea voluntarilor lideri contine o serie de etape precum:
  • Stabilirea de intalniri unu la unu pentru a identifica voluntari cu potential de a deveni lideri
  • Pregatirea lor in baza responsabilitatilor si activitatilor ce urmeaza a fi intreprinse
  • Separarea, in timp, a voluntarilor care au progresat mai mult decat altii pentru a crea un mediu propice pentru ca ei sa continue sa progreseze
  • Identificarea celor mai buni voluntari si pregatirea lor pentru a conduce si a-i putea pregati si pe ceilalti membrii ai propriei echipe
  • Pregatirea lor in tehnici adecvate responsabilitatilor lor

 

  • Identificarea liderilor prin testare:
  • Testarea liderilor poate fi realizata prin stabilirea unor obiective clare si cuantificabile.
  • Obiectivele stabilite trebuie sa vizeze intreaga echipa si raportarea activitatii fiecarui membru.

Ex. :

  • Recrutarea a 15 voluntari
  • 200 de telefoane intr-o singura zi
  • 100 de usi intr-o singura zi

 

  • Pregatirea voluntarilor pentru activitati de baza:
  • Team building
  • Tactici de persuasiune
  • Formarea de relatii
  • Asistarea echipei in formularea unui plan de actiune
  • Setarea obiectivelor individuale si responsabilitatilor fiecarui membru pentru a pune in aplicare acel plan de actiune

 

Alte elemente de considerat:

  • Crearea de harti care separa teritorii si roluri pentru fiecare echipa de voluntari
  • Crearea de obiective pentru fiecare teritoriu (atat final cat si intermediar)
  • Crearea unei structuri de responsabilitati in interiorul fiecarui grup.
  • Folosirea unui sistem de formulare pentru inregistrarea oamenilor cu care voluntarii intra in contact, ce vor ajuta la completarea bazei de date
  • Pentru activitati intreprinse de voluntari – de calculat raportul dintre efort si rezultat ( Ex. X telefoane pentru a avea Y voluntari)
  • Pentru structurile de voluntari – de stabilit titulaturi de responsabilitate (Vicepresedinte responsabil de … )

 

Desi este un capitol mai stufos, strategia de voluntariat implica un set de abilitati speciale ce nu poate fi ignorant, concetrandu-se pe unul din cele 3 elemente ce compun o campanie – oamenii.

Pusa in aplicare la momentul potrivit, rezultatul obtinut va compensa multe neajunsuri financiare si va ajuta la utilizarea eficienta a timpului disponibil.

Mergem mai departe si exploram poate cea mai discutata si dezbatuta metoda de a face campanie electorala – Online.